项目管理必备技能：资源平衡的完整指南

资源平衡是一种资源管理技术，它可以帮助团队更好地适应资源约束并预测项目时间表。这种技术还有助于避免糟糕的项目规划，这些计划通常会导致项目在最后一刻延迟、团队成员过度工作和成本超支。

资源平衡应该是每个项目经理必备的技能。通过跨时间优化和平衡资源，您可以避免不现实的期望，并确定完成项目的最早日期。

什么是资源平衡？

根据项目管理知识体系(PMBOK)指南，资源平衡是一种通过调整项目的开始和结束日期来帮助您更好地适应资源限制的技术。这样您就可以在不让团队超负荷工作和增加项目总成本的情况下制定切合实际的项目截止日期。

资源平衡的示例

让我们用有五个不同任务的项目 A 来解释资源平衡。这些任务中的每一项都可以由一名团队成员在 8 个小时内完成，使得整个项目可以在 40 个小时内完成。

项目 A 有五个任务，每个任务需要八小时的工作时间。上图显示了项目的工作流程。

在资源分配过程中，这五项任务会分配给两个团队成员——Sally 和 John。将下图中的两个团队成员的 40 个工作时间划分为在三个工作日内完成。

在资源分配期间和资源调配之前，任务被分配给团队成员 Sally 和团队成员 John，如上图所示。

但如果我们分解下图，Sally 不可能在第一天同时完成任务 1 和任务 2，除非她每个工作日工作 16 个小时。并且 John 要到第二天才能开始处理任务 3，因为任务 3 依赖于 任务 1，而任务 1 需要整个 8 小时的工作日。在这种情况下，除非 Sally 过度劳累，否则项目无法在三天内交付。

在资源调配过程中，您会发现对如何将任务分配给两个团队成员的错误假设。

通过使用资源平衡技术，您可以看到项目 A 上最早可以在四天内完成，而且不会让任何人过度工作。将此技术应用于您自己的项目可以发现错误的假设，并且说服所有项目利益相关者延长截止日期。

在资源平衡帮助您确定 3 天不现实后，您可以延长截止日期以避免团队成员过度劳累。

资源平衡让每个人都能对项目有一个真实的鸟瞰图，并可以帮助团队确定可行的截止日期并合理分配任务。

资源平衡如何帮助改善团队成员的工作与生活平衡

归根结底，资源平衡有助于为您的团队实现健康的工作与生活平衡奠定基础。工作与生活的平衡是全球员工最重要的组织属性。而且，认为自己工作与生活平衡良好的员工会更加努力地工作。

截至 2021 年，工作与生活的平衡是全球员工最重要的组织属性。资料来源：Statista

在最初的项目 A 示例中，Sally 将被要求在项目的第一天至少多工作 6 小时——远高于典型的 8 小时工作日。

Sally 和 John 现在也拥有了项目缓冲日。项目缓冲日可以确保及时交付项目，因为这可以帮助团队适应超出预算时间的工作。

当您有多个像项目 A 中的任务时，通常最好将它们分解为更小的子任务，并在所有团队成员之间更均匀地分配它们。这种做法也称为资源平滑。

缓冲日也可以在所有工作日里均匀分布。因为每天的缓冲时间允许额外的时间来解决任何意外问题或不可预见的工作超支，它们可以显著减少加班时间和压力。资源平衡和平滑为团队提供固定的工作日时间和分散的日常工作量——两者都有助于更好地平衡工作与生活。

资源分配、资源平衡和资源平滑如何协同工作？

资源分配、均衡和平滑协同工作，通过三步流程优化资源管理。

1. 资源分配将团队成员分配给任务，以确保完成工作，而不会对单个团队成员产生影响。

2. 资源平衡可确保工作负载不超过资源限制，因此没有人工作超过应有的时间。

3. 资源平滑可帮助您使用足够的每日缓冲区平均分配工作负载。

在计划阶段，资源分配可帮助您了解哪个团队成员最适合承担每项特定任务。有效的资源分配会考虑项目成本、资源可用性、所需技能和项目成果。

但是，当您的项目正在进行中时，可能会发生意想不到的事情，例如延迟或预算不足。这就是资源平衡派上用场的地方。它可以帮助您避免此类冲突，或以更现实的期望管理它们所造成的资源限制。

在资源平衡之后，资源平滑可以帮助您平衡分配给每个团队成员的高工作量和低工作量。换句话说，它有助于将您的资源保持在其预定义的限制内。例如，在项目 A 中，资源平滑分配 Sally 和 John 的工作负载，以将它们保持在预定义的每日六小时限制内。

如何在现实世界中选择资源平衡策略

现实世界太难以预测，项目很有可能无法按计划完美地进行。但是您可以通过资源平衡防止意外延迟和项目范围扩展。正确的资源平衡策略可以帮助您延长项目期限、获得更多资源、优化可用资源并缩小项目范围。

项目截止日期和可用资源通常是任何项目中最重要的两个变量，因此我们将它们绘制在下面的网格中以显示四种不同的场景。表格中的每一行的内容代表不同的截止日期选项（延长与相同），表格中每一列的内容我们展示了不同的资源配置方案。

场景 1：添加更多资源并延长期限

有了更多的资源和时间，您就有更好的机会交付高质量的项目。但是你需要帮助你的利益相关者理解为什么最初的项目假设是错误的。重新审视您的资源分配计划，以有效地容纳额外的资源。

场景 2：添加更多资源以满足相同的截止日期

对于关键项目，您可以获得更多资源而无需延长截止日期。使用“崩溃”策略，引入新的团队成员来处理额外的工作量。但是，当高级团队成员培训新员工时，他们的工作成果可能会因培训时间而不是交付成果而受到影响。这就是为什么您应该只将新成员分配给需要最少额外工作的任务。

场景 3：使用相同的资源并延长期限

让您的利益相关者尽早批准延期。延期不需要培训或管理新的团队成员。项目 A 展示了扩展如何解决工作过载问题。

场景 4：使用相同的资源来满足相同的期限

通过缩小项目范围，即使没有额外的资源或期限延长，您也可以解决工作量过大的问题。关键是要无情地把所有低价值的任务都去掉，把项目范围限制在最关键的任务上。您可能还需要通过同时执行尽可能多的任务来快速跟踪项目，这意味着您需要让多个团队成员同时工作。

当将上述四种策略应用于最关键和最耗时的项目活动时，它们可以帮助您解决资源冲突。

帮助资源管理的工具

现代项目管理工具（例如 Jira）可以帮助您升级资源管理流程。Activity Timeline、ProScheduler和 Project、Resource& Cost Management等Atlassian 市场应用程序可以与 Jira 配合使用，帮助您更有效地规划、跟踪和管理资源。

如果您正在寻找一种工具来帮助您分配资源，请考虑使用 Activity Timeline。这个应用程序可以帮助您根据他们的技能为每项任务选择合适的人。该应用程序还可以根据多种因素估计任务完成日期。它可以向您显示团队成员的工作量日历，以帮助您识别过度工作的员工。

想要鸟瞰您的项目进度、工作量和资源利用率？ProScheduler提供强大的统一甘特图视图，允许您从类似电子表格的表格列表视图中直接管理多个项目中的 Jira 问题。根据资源限制，它可以让您在几分钟内找到理想的项目开始和完成日期。

如果您在项目资源管理流程的不同阶段需要支持，请尝试使用项目、资源和成本管理应用程序。它拥有一个智能算法，该算法考虑了您所有员工的技术和软技能，只需单击一下即可帮助您找到最适合特定项目的资源。

Atlassian 市场拥有 40 多个此类应用程序，可帮助优化您的资源管理流程。

软件驱动的资源管理可以帮助您的公司成长

麦肯锡的一项研究发现，将软件决策技术应用到资源规划中的项目经理和公司有 36% 的可能性超越竞争对手。

将 Jira 与 Activity Timeline、ProScheduler 和 Project、Resource & Cost Management 等 Atlassian 市场应用程序结合使用，可以帮助您做出更明智的资源规划决策。

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