热讯：为什么你每天都很忙，却没有成效，做到这三点，你就有收获

今年 ，我接手了一个新的项目，在这个项目里面，主要是两方面的工作：

一个是把产品相关的工作，就是接到产品需求，做好需求分析，把需求细化， 形成文档给开发人员， 在这个过程中，需要同客户开会，收集需求，需要同开发，测试开会，把需求给到他们，让他们开发测试。

二是项目进度跟进，就是开发，测试，设计的任务分配，进度跟进，这些需要同项目组成员开会，推进项目进展，如果遇到问题，需要协调资源解决。

(资料图)

在这个过程中，时不时有人过来讨论，时不时有人过来澄清问题，时不时有跟进项目进展，还要做项目需求分析，于是就发现以下问题：

1） 对于需求分析，产品设计这些需要大快时间做的事情，找不到时间做，而且中间被打断了，就很难接上， 重新进入状态也需要时间

2） 过多的讨论，澄清把握的时间不知不觉都耗尽了，一天下来，感觉很忙，但是一看成果，没有做什么事情。

3） 疲于奔命，各种查缺补漏，可是还是不能做完既定的任务。而且很多任务都忘记了，等到想起来的时候，可能有些晚了。

在这个项目里面，如果只看项目的任务，时间是够的， 可是为什么搞到最后就疲于奔命了。肯定是有哪里不对，于是就觉得自己的时间管理的不好，找各种各样的管理时间的方法，阿布在 时间管理的四个层次，你在第几层？做到第四层才能拥有从容的人生 中有讲过下面这些方法：

第一层，从写备忘录开始，把各种各样的任务列出来，不让自己忘了任务

第二层，把所有的任务都安排到日历里面

第三层，利用轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划

第四层， 跳出“时间管理”的定义，与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于“精力管理”。

时间管理的本质在与精力管理，把自己的主要精力放到最重要的事情上， 特别是作为管理者，需要把时间花到刀刃上，把自己的时间放到成果产出上。管理大师在德鲁克在《卓有成效的领导者》讲到，对于管理者，要掌握自己的时间，让自己的时间花在产出成果上， 那如何可以做到呢？

为什么你每天都很忙，却没有成效，做到这三点，你就有收获

1 时间是一项限制因素

在企业的运营中，资金是可以筹集到，人可以招到， 唯独时间是租不到，借不到，也买不到的，更不能以其他手段获得，时间是一项最特殊的资源， 是一项限制因素。

1） 时间的供给，丝毫弹性

每个人都是24小时，出去吃饭，睡觉，每个人最多12到16个小时用来工作，时间供给不能增加，没有价格可供调节，也无法绘制边际效应曲线，而且时间无法存储，时间是最短缺的。

2） 时间没有替代品

一般的东西都是有替代品的，例如铝短缺可以用铜代替，劳动力短缺可以增加人力，但是唯独时间是不能替代。

比如说妈妈生一个小孩，需要10月怀胎，可是你不能找到2个孕妇，让这个小孩5个月就出生。

3） 做任何事情都需要时间，时间是必备的一个条件。

做任何的事情，都需要时间来做，没有时间投入，就是没有产出的。

4） 人对于时间的感受并不正确

人对时间的感受来自生物钟，生物钟对于时间的感觉并不可靠，人关在黑屋里，对于空间可以保持感觉，对于时间，很快就会丧失感觉的。

有些人偏不信，觉得自己可以掌握自己的时间，殊不知根本就不正确。某个公司董事长，信誓旦旦的说他的时间大致分成三个部分：1/3用于与公司高级管理人员研讨业务；1/3用于接待重要客户；其余1/3则用于参加各种社会活动。

但是，等实际记录了六个星期之后，跟他原来的估计比较，结果发现在上述三个方面，他几乎没花什么时间。原来，他所说的三类工作，只不过是他认为“应该”花时间的工作而已。

六个星期的实际记录，显示他的时间大部分都花在调度工作上了，例如处理他自己认识的顾客的订单，打电话给工厂催货。顾客的订单，本来可以顺利处理的，由于他的干预，反而弄得不能准时交货。

当秘书把记录送给他看时，他简直一点儿都不能相信。后来他的秘书又确实地做了几次记录，他才相信自己的估计靠不住，开始相信那份记录的真实性。

既然时间对于每个人来说是一项限制因素，而且人不能正确感受时间， 于是开始探索各种各样的时间管理工具？

为什么你每天都很忙，却没有成效，做到这三点，你就有收获

2 使用了很多时间管理工具，可是都没用

现在有各种各样的时间管理工具被发明出来，于是开始尝试各种各样的工具。

1） 尝试用日历

把自己所有的事情都放到日历上，按照日历的事情做事，但是只要有突发事件，就没有办法安排，而且把所有的东西放到日历上，也是浪费时间。

2） 尝试过番茄时间法

为了专注，尝试过番茄时间法，就是定一个时间，比如说25分钟，这个25分钟只能做一件事，刚开始还好，有一些作用，但是人不是机器，如果你专注了，做起来就不止25分钟，这个番茄时间变成了打扰你的工具了，如果没有专注，大概前10分钟在自己跟自己较劲，也是很累。

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3） 尝试过清单法

把所有的事情放到清单上，一个一个的执行，执行完一个，打钩，有成就感，非常好，这个相对有用，但是会发现，看着清单，会把简单的先执行，难的放到后面，导致难得到了后面没有时间执行。

既然使用了这么多工具，还是没有用，工具是死的，人是活得， 那如何管理好自己的时间， 让时间花在有产出的地方呢？

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3 那要如何管理自己的时间

1） 诊断自己是如何使用时间的

既然使用工具都没有用，那就从头开始，看看自己是怎么使用时间的，直接用脑子记是记不住的，那应该怎么诊断呢？

其实在科学管理时代， 就知道记录工作时间，不过是以体力工作为对象， 他们用秒表记录工作的每一个步骤，知道每一步花的时间，然后改进， 所以工业管理上都会这套方法。

对于知识工作者来说，时间是非常重要的因素，特别是管理者，时间的运用和浪费才是攸关有效性和成果的。

知识工作者是自己掌握时间，自己分配时间，可是却很少人记录自己是如何使用时间的，这样时间有可能就慢慢的流失了。所以我们需要记录下自己的时间， 只有记录下来，我们才能把浪费自己时间的项踢出出去。

对于时间的使用，现在的工具很方便，使用手机备忘录就可以把自己使用时间的记下来，当然如果有条件，让秘书代劳，也是可以的，但是必须在当时记录而不是凭记忆补记， 不然会忘记自己是怎么使用时间的。最差也要中午记住上午的时间使用，傍晚记住下午的时间使用，睡觉前记下晚上的时间使用。

这个记录可以也是要花时间的，以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。

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2） 消除浪费时间的活动

记录了自己如何使用时间，这为接下来的消除浪费时间的活动提供了清单，可以系统的管理时间。 浪费时间的行为，可以分为非生产性的浪费时间和生产性的浪费时间。

非生产性的浪费时间是指跟你当前业务无关的事情或者活动。 将非生产性的和浪费的时间的活动找出来，尽可能的将这类活动从时间表排除出去。

第一，要找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。

将时间记录拿出来，逐项问：“这件事如果不做，会有什么后果？”如果任务没有什么影响，那这件事情就应该取消。

可是又很多大忙人，天天在做一些难以割舍的事情，各种应邀讲演， 参加宴会，担任委员，列席指导等， 只要又会，都去参加，刷下存在感，只有有人过来讨论，必须给与指导，又刷一波存在感。从来没有想过做这些事情，对于你的产出有没有用，如果没有用，就可以不参加。

第二个该问的问题是：“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？”

有些活动，可以别用代用，但是效果一样，比如出席各种各样的宴会， 出席会议，公务旅行，不是非得要自己出马。

可以授权下属来做， 这里讲到授权，说的时候大家都会说，但是做起来，其实很难，因为拿起时间使用清单，有人觉得是我的事情，可以给别人做， 把所有的事情都分出去，自己只是一个传递信息的人，这样自己就会活在云端，随时可能被代替。而有的人根据自己的意愿，把要自己做的授权出去，自己去参加各种各样的会议，各种刷存在感，这也是本末倒置。授权是把自己职责范围内的事情做好，把一些可以由别人做而不影响效果的事情授权出去，这样得到双赢的效果。

第三，还有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，这项因素是：管理者在浪费别人的时间。

有的管理者，很喜欢刷存在感，有事没事，我补充两句，这样开会的时候，浪费大家的时间， 抓住一个下属， 就开始巴拉巴拉的说， 浪费自己和下属的时间。这种行为，需要自己认识到，如非必要，不需要刷存在感，存在感不是刷出来的，是干出来的。

而生产性时间浪费是由于管理不善和机构有缺陷引起的，身为主管者也应予以同等的重视。管理不善不仅会浪费大家的时间，更重要的是会浪费主管自己的时间。

第一，首先要做的是，找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。

应注意的现象，是机构中一而再、再而三出现同样的“危机”。同样的危机如果出现了第二次，就绝不应该再让它出现第三次。一项重复出现的危机应该是可预见的。因此，这类危机可以预先防止，或可以设计成一种例行作业，使每个人都能处理。所谓例行作业，是将本来要靠专家才能处理的事，设计成无须研究判断，人人均可处理的作业。例行的作业，可以说是专家们从过去的危机中，学会的一套有系统和有步骤的处理方式。

第二，人员过多，也常造成时间浪费。

判断人数是否过多，有一个靠得住的标准。如果一个高级管理人员，尤其是经理，不得不将他工作时间的 1/ 10花在处理所谓“人际关系问题”上，花在处理纠纷和摩擦上，花在处理争执和合作等等问题上，那么这个单位就嫌人数过多了。各种各样的专家，可以按需聘请。

第三，另一个常见的浪费时间的原因，是组织不健全。

其表现就是会议太多。所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。每个人应该都能了解他工作所必须了解的事，也应该都能随时获得他工作所必须的资源。

我们之所以要开会，只是因为各有各的工作，要靠彼此合作才能完成某一特定任务。我们之所以要开会，只是因为某一情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。

原则上，一位管理者的时间，绝不能让开会占用太多。会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。会议太多，表示本应由一个职位或一个单位做的工作，分散到几个职位或几个单位去了。同时表示职责混乱，以及未能将信息传送给需要信息的人员。

第四，最后一项浪费时间的因素，是信息功能不健全， 或者表达的方式不当。

比如说信息沟通不流畅， 一个事情跟三个人有关，可是你只跟一个人说了，然后让他去传递，在这个过程中，信息的丢失是很严重的。

我们在与我们的UI设计团队沟通的时候就出现了这种情况，我在给他们讲的时候，他们派来一个代表，我跟他讲，可是做事的有三个人，在传递的过程中，信息丢失了，所以拿出来的作品，有无谓的返工。

于是我召集了三个人，大家一起开会，把所有的信息进行了同步，这样信息不回丢失，而且在听的时候，每个人都可以问问题，在讨论过程中，把事情想得跟清楚。

所以时间管理第二步，消除浪费时间的事情和活动，留出更多的时间来做有价值的事情， 在我的项目里面我做了一些一些改变：

第一，在我们项目中，原来有很很多的会议， 我都去参加，开发的会议，测试的会议，这些对于我来说，其实没有那么重要，所以最终，我让他们给我一份会议记录， 他们讨论的结论我直接就可以了。

第二，对于各种各样讨论，需求的澄清，只要涉及到多个人，把几个人拉在一起讨论，把事情说清楚，也省的信息丢失

第三，我们的项目分为三个组，开发，测试，设计，我不再管理组里面的事情，让组长来协调， 分担我的一些管理工作。

第四，优化流程，把浪费时间的流程找出来，优化他。

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3） 统一安排可以自由支配的时间

根据时间记录，做过了自己的时分析后，消除了浪费时间的活动，这样我们了解究竟有多少时间可用于重要事务了。换句话说，有多少时间可以自由支配，又有多少时间可以用在确有贡献的大事上。

第一，集中自己的时间，

有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间，时间分割成许多段，等于没有时间。时间如果能集中，即使只有一个工作日的 1/ 4，也足可办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵然总数有 3/ 4个工作日，也是毫无用处。

至于如何集中，则各人有各人的办法。有些高层人员，在一星期内，留有一天在家工作。许多杂志主编和主持研究的科学家，就常采用此法。

还有人将会议、审核、问题分析等例行工作，规定排在一星期内的某两天中办理，而将其他日子的整个上午保留下来，用于处理真正重大的事务。

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第二，列出自己的任务清单， 并给清单分类，做不同的处理

在阿布的“时间悄悄的溜走了？ 那是你没有做好时间管理，你可以试试SATT管理法” 中，就是把自己的要做的事情分成三类 ，按照不同的策略来做。

简单事情清单（Simple List）

这一类事情是处理起来很快，不用花太多的时间， 可以在每天固定的时间，或者感到累的时候做，充分利用了时间， 而且处理起来有成就感，随着简单事情清单一个一个的划掉， 你会有成就感，这样为执行清单蓄积能量。

执行清单（Action List）

这一类事情是执行清单，里面的事情都是经过思考， 只需要执行，不需要做觉得的，一句话，做就行了。

因为决策是很花时间的，所以在这个清单里面，都是已经决策好了的，这样就不要想执行方案，犹豫不决，然后时间一分一秒的溜走。

为所有要做的事情留出整块的时间，并且规划好时长。试着把所有你需要完成的事情在当天的时间表上列好，比如面试要用一个小时，产品测试要用90分钟。这个方法可以防止你在一件事情上浪费更多的时间，当时间到了，是时候停下来了。

思考清单（Thinking List）

这个是复杂的事情，需要思考，这些事情需要留出专门的时间去思考，每周至少留出三次“沉思时间”。在“沉思时间”里，她不会接任何电话，也不会检查电子邮件，只是安静地进行反思。

待办清单（Todo List）

把有做的事情放到待办清单里面，不要挤在脑子里，脑子里不是拿来记这些东西的，而且把事情放到清单以后，相当于在脑子里划了一个勾 ，这件事情就过去了。

思考的时候，专注于思考，执行的时候，专注于执行， 让自己高效起来。

在项目里，对于各种各样的问题，不再随叫随到，而且同一答疑，这样我就不会随时被打扰， 有自己的整块的时间来做重要的事情。

每天列出一个清单，这个清单是每天要执行的最重要的事情，这些都是有产出的，一般不超过5件，必须完成。

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4 写在最后

管理大师彼得德鲁克说：“一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。”

时间管理的实质就是精力管理，你把自己的精力放到哪里，哪里就能出成果，如果你把精力浪费了，那就没有成果，而如果你把精力放到重要的事情上来，那就能出成果。

所以需要根据以下步骤来做好时间管理：

1）记录自己的时间使用情况

2）消除浪费时间的活动

3） 把时间放到能产出成果的事情上来。

关键词： 时间管理 各种各样